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      2. news

        活動提案制作要點(四)提升信息傳遞

              一份好的活動策劃提案你一看就知道,它有一種力量,讓你陷入書頁中,逐字逐句地讀下去。它能吸引你,當讀到最后,你會有茅塞頓開的感覺。消息傳遞是活動需求層次結構圖的第二層,可以說是最重要的。怎樣才能創造出殺手級的提案稿,成為活動行業中最好的故事講述者呢?沈陽活動公司,藝誠活動策劃在這里和大家一起進行分享。

         

              1.了解客戶的愿望、需求和擔心

              你可能已經對客戶有了一些基本了解。然而,這還不足以弄清楚如何與他們交談。你需要更深入地了解他們的愿望、需求和擔心。首先應該做一些調查來確定你的客戶到底是誰?他們為什么來找你?他們希望通過活動達到什么目的?從這些問題的答案中建立對“客戶人設”的認知,可以讓你在制定提案時與之“交談”。

              現在就做這個研究:

        •       看看競爭對手如何與類似客戶的聯系,并分析客戶所在行業是如何解決“痛點”。
        •       尋找相關的社交媒體內容,找出客戶所在行業的人在分享和討論什么。
        •       從你為以前的客戶策劃的成功活動中收集數據。
        •       了解你的市場,你的潛在客戶和你的商業機會的范圍。


              2.明確你的角色

              角色是一個虛構的客戶,代表你的市場的一部分。人物角色和真人一樣,有名字、工作、愿望、擔憂和目標。你可能已經為你的客人準備了這些,但你應該為你工作的每一種類型的客戶準備一個。一定要包括他們看重什么和擔心什么,這樣你就可以在你的提案中直接談到這些要點。這是以客戶為中心的消息傳遞的主干。

              如果你覺得你的人物角色過于籠統,可以從評論、推薦和反饋中添加細節。

              即使是一個簡單的面談,也會給你一些問題的具體答案,而一些專業人士錯誤地認為他們已經知道了答案。不要成為這個錯誤的受害者。問客戶問題沒有錯,你需要詳細了解在活動中什么做得對,什么做得不好,以及他們與活動策劃人合作的動機,用它來弄清楚對你的客戶來說什么是最重要的,這可以幫助你贏得更多的業務,或找出你的提案失敗在哪里,以及你可以在未來做些什么來改進。

              人際關系可以讓你深入了解客戶的想法,并幫助你完善未來提案的人物角色??蛻粝嘈拍惴浅A私馑麄?,你的客戶就越多,你獲得合同的機會就越大。

              活動后問你的客戶這些問題來評估客戶的態度:

        1.       用你自己的話告訴我這次活動的成功之處。盡可能具體——你喜歡什么?你感覺如何?
        2.       告訴我們,你認為我們還可以做些什么,讓這個活動變得更好?
        3.       告訴我們你在聘請活動策劃人之前和現在的感受?


              3.把語言重點放在客戶身上

              你需要圍繞你的客戶真正想要什么來塑造你的提案。許多活動策劃者不會停下來為他們的客戶考慮。他們根據他們認為客戶想要的或他們想要給客戶的東西來制作提案。更糟糕的是,他們從一個“樣板提案”開始,沒有考慮它是否能與現在這個客戶產生共鳴。你必須解決你的客戶真正關心的問題。

              你的客戶其實不需要一個特定的餐飲或AV供應商。他們想要一個能為利益相關者創造價值的活動,而你的提案需要展示你將如何確保他們得到它。一位公司高管想為員工創造一種特定的公司文化,他可能不在乎你選什么音樂,只要達到他的目的就行。

              你可以通過使用客戶會使用的語言來表達他們的夢想和擔心來改進提案稿。但大多數活動策劃者使用模糊的語言。

              例如,健身行業如果只是簡單地傳達“健身”或“減肥”,這太籠統了,并沒有真正深入到客戶的夢想和擔心中。把前面的詞語和“留著那些你喜歡卻穿不進去的牛仔褲吧。你會看起來比以前更好,感覺也比以前更好!”進行比較,你將了解以客戶為中心的消息傳遞可以產生怎樣的不同。

              回到活動行業,讓我們看看活動利益相關者會怎么說:

        1.       “我想確保我的投入獲得最大的價值。”
        2.       “我希望客人們能通過一次很棒的活動體驗與品牌聯系起來。”
        3.       “我希望消費者能以新的方式與品牌互動。”

              
              如何讓你的提案語言以客戶為中心

              這意味著你在思考并告訴他們,他們想知道的,而不是你想告訴他們的。如果你的句子更多地以“我們”、“我們的”開頭,而不是以“你”、“你的”等開頭,那么你可能就錯了。

              這樣做可以讓你的信息更有影響力:

        1.       使用你的客戶會使用的語言
        2.       關注與客戶需求相關的信息
        3.       永遠不要含糊不清
        4.  

              4.告訴他們細節

              一旦你知道你的客戶想要的是什么,就要告訴他們,不要含糊不清。當他們選擇你作為活動策劃人時,他們會得到什么。你需要為他們安排整個活動,因為它與你將要提供的服務有關。把細節和他們關心的事情聯系起來。

              這是信息傳遞最重要的因素之一。你要提供足夠的細節,讓你的客戶可以想象他們的活動有多棒。你的目標是用這些細節來激發客戶的靈感。請放心,你不是在告訴他們怎么做,你只是在清楚地分享你的想法和你打算為他們創造的價值。

              記住——我們現在是在21世紀。注意力的持續時間比以往任何時候都要短,隨著社交媒體和數字化的興起,你必須用盡可能少的字符傳達你的信息,還不能遺漏重要的信息。缺乏清晰度會導致挫敗感,特別是如果這意味著客戶在閱讀了整個提案后,覺得他們在黑暗中或不清楚重要細節。

              在活動提案中預估可能出現的反對意見并予以回答。作為細節的一部分,提案應該解決你的客戶可能會有的任何反對意見。你怎么知道會有什么反對意見?把你提交提案后最常遇到的問題列一個清單。這些顯示了提案中本應提供的細節方面的空白。

              滿足客戶的需求和解決問題比推銷自己更重要?;顒硬邉澥菫榱丝蛻?,而不是為了你自己。

              讓客戶放心,你是處理活動的最佳人選,這對銷售也很重要。一些活動策劃者認為在他們的網站上的解釋足以顯示他們的服務有多好,但客戶不會花時間去尋找你價值的“社會證明”。把以前的客戶對你的認可寫進提案里。

              細節包括:

        1.       呈現與客戶需求相關的細節。
        2.       試著預測客戶的反對意見與擔心,在提案中回答它們。
        3.       盡可能在提案中通過視頻展示其他客戶對你的認可?,F場的視頻記錄總比文字來得更真實,至少看起來是這樣。
        4.  

              5.添加你自己的標簽

               在提案中加入公司或策劃人的個性特征容易嗎?并不真容易,這就是為什么很少有策劃人這樣做,為什么它會給提案帶來優勢?

              有很多方式可以展示你的個性。例如,找一種方式在提案的“介紹”部分來講述個人故事。你也可以在提案中注入更多的幽默或者加入一些表情符號。不專業嗎?或許是吧!但是對于正在打算舉行社交活動的客戶來說,它顯示出你很有個性,表明你很容易相處,而不是古板。

                你在提案中植入的個性化內容是客戶了解活動將會是什么樣子的最快方法之一。如果提案枯燥乏味,客戶可能會認為這就是你的活動和與你合作的方式。(商業活動娛樂化已經不是一個趨勢了,而是一種方式了,即使是最枯燥的技術會議的客戶,也在尋求娛樂化的表達工具。)

              個性是使活動策劃服務在競爭中脫穎而出的重要因素之一,也是使你脫穎而出的最佳選擇。當你可以通過使用獨特的語言和元素來差異化你的服務時,為什么還要拼命用更低的價格超越其他規劃師呢?

              降低價格只是為了獲得客戶的一種惡性循環,使你在與競爭對手的競爭中處于失敗的境地。那些只根據價格做出選擇的客戶,如果在其他地方找到了他們認為更便宜的東西,將會果斷放棄你。創造獨特的活動方案,讓客戶覺得他們就在活動的中心,提高忠誠度,使定價成為一個沒有意義的問題。

              通過添加個性來增加提案成功率:

        1.       在你的提案中注入一種標志性的風格,以建立與客戶的信任——讓他們知道你喜歡和他將會與什么樣的人一起工作,以及你的活動是否反映了他們想要的文化和氛圍。
        2.       在你所有的營銷活動中保持你的品牌個性一致,包括社交媒體帖子,向潛在客戶展示他們在與你合作時所期望的。
        3.       在開始制作提案前投入時間和精力去了解你的客戶。
         

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